Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen, gehört zu den Lieblingsthemen eines jeden Betriebsprüfers. Und gerade an elektronische Kassen stellt der Gesetzgeber immer strengere Anforderungen. Zum Jahresende läuft für elektronische Kassensysteme die letzte Übergangsfrist aus. Zum 31. Dezember 2022 müssen auch die letzten Kassen, die nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nachgerüstet werden können, ihren Dienst quittieren. Das bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2023 nur noch Kassensysteme eingesetzt werden dürfen, die durch eine TSE abgesichert sind.

Vereinfachte Einzelaufzeichnung bei Kleinbetragsrechnungen
Eine Kasse muss auch die Pflicht zur Einzelaufzeichnung erfüllen können. Einzelaufzeichnung bedeutet, dass alle elektronischen Aufzeichnungen täglich, einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden. Außerdem muss aus umsatzsteuerlicher Sicht ein Doppel der Rechnung aufbewahrt werden. Allein die Aufbewahrung der Tagesendsummenbons ist seit Anfang 2022 nicht mehr ausreichend. Eine Vereinfachung gilt allerdings für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Hier hat das Bundesfinanzministerium 2021 klargestellt, dass es genügt, wenn aus den digitalen Aufzeichnungen der elektronischen bzw. computergestützten Registrierkasse ein Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.

Belegausgabepflicht beachten
Bei elektronischen PC- und Registrierkassen muss auch für jeden Geschäftsvorfall mit Bareinnahmen vom Kassensystem am Ende ein Beleg erstellt werden. Auch wenn der Kunde diesen nicht will. Der Beleg muss bestimmte Anforderungen erfüllen und eine Vielzahl von Daten enthalten. In der Regel wird dafür ein QR-Code aufgedruckt, der alle erforderlichen Daten enthält und vom Prüfer bequem ausgelesen werden kann. Neben dem alten Papierbeleg gibt es aber inzwischen auch Möglichkeiten, digitale Belege anzubieten.

Für Betriebsprüfungen gut vorbereitet sein
Betriebsanleitung, Programmierprotokolle und die Verfahrensdokumentation des Kassensystems sollten immer griffbereit sein. Diese sind nicht nur für die Schulung der Mitarbeiter wichtig, sondern müssen auch bei Betriebsprüfungen verfügbar sein. Gerade bei alten Kassen, die diverse Auf- und Umrüstungen erfahren haben, ist die Aufbewahrung und Dokumentation aller Änderungen sehr wichtig. Dies gilt übrigens nicht nur, solange die Kasse in Betrieb ist, sondern auch, wenn diese außer Dienst gestellt, verkauft oder verschrottet wird. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit der letzten Eintragung. Denken Sie immer an die Datensicherung. Fehlt beispielsweise die Bedienungsanleitung oder die Verfahrensdokumentation, liegt ein formeller Mangel vor und ein Prüfer hat für eine sogenannte Sicherheitshinzuschätzung schon einen Fuß in der Tür. Damit er aber tatsächlich mehr Steuern fordern kann, muss er zusätzlich einen materiellen Fehler nachweisen. So kann ein Prüfer in der Regel hinzuschätzen, wenn beispielsweise die Tageseinnahmen nicht täglich erfasst werden oder bei einem Testeinkauf der Umsatz nicht in die Kasse eingegeben wird. Unternehmer sollten daher unbedingt versuchen, alle Anforderungen möglichst genau zu erfüllen, um einem Prüfer keine Angriffsfläche zu bieten.

Tipp: Handeln Sie schnell, wenn Ihr Kassensystem noch nicht mit einer TSE ausgerüstet ist. Beachten Sie auch, dass sich Lieferfristen kurzfristig verlängern können. Doch auch, wer rechtzeitig bestellt und zum Jahreswechsel gut vorbereitet ist, ist nicht auf der sicheren Seite. Jeder sollte die Funktionsweise seiner Kasse genau studieren und stichprobenartig prüfen, ob auf dem Kassenbon alle Pflichtangaben der TSE abgebildet werden. Denn die komplexen Systeme sind nicht immer sofort verständlich und Bedienungsfehler nicht auszuschließen.