Was müssen Unternehmen
jetzt tun?
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Abwarten ist keine Option!
Denn: Bereits ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Was ist für den Empfang von E-Rechnungen zu tun?
- E-Mail-Postfach: Für den Empfang einer E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 reicht es grundsätzlich aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.
- Lesen, Verarbeiten, Archivieren: Es muss aber auch sichergestellt werden, dass die Datenformate der Lieferanten oder Dienstleister mit der vorhandenen Hardware und Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können.
- Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang und Aufnahme dieser in den Firmenbriefkopf; alternativ Rechnungsportal
- Einrichtung oder Prüfung eines Digitalisierungsprozesses für im Übergangszeitraum noch in Papier eingehende Dokumente („ersetzendes oder ergänzendes Scannen“)
- Prüfen, ob die Datenformate der Lieferanten oder Dienstleister mit der vorhandenen Hardware und Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können
- Aufstellung aller Downloadportale für Eingangsrechnungen und Festlegung, wer in welchem Rhythmus die Portale prüft und neue Rechnungen herunterlädt
- Festlegung, wer den Rechnungseingang per E-Mail überwacht (Zugriffsrechte)
- Prüfen, ob die bisherigen Prüfprozesse für Papierrechnungen übernommen werden können (Abläufe/Freigaben, Zugriffsrechte auf Programme, Vertretungsregelungen, Umgang mit fehlerhaften Rechnungen)
- Aktualisierung/Erstellung einer Verfahrensdokumentation
- Schulung der Mitarbeiter
- Information der Lieferanten und Dienstleister über die Bereitschaft zum Empfang elektronischer Rechnungen unter Nennung der E-Mail-Adresse/des Rechnungsportals
- Information an Lieferanten und Dienstleister, dass Bereitschaft zum Empfang sonstiger elektronischer Rechnungen für den Übergangszeitraum besteht
Was ist für die Erstellung und Versendung von E-Rechnungen zu tun?
- Wahlrecht: Leistende Unternehmer müssen selbst entscheiden, ab wann sie E-Rechnungen versenden wollen und können.
- Software-Update: Der Zeitpunkt der Umstellung hängt insbesondere davon ab, ob die Rechnungslegungssoftware bereits für E-Rechnungen gerüstet ist und bis wann die Prozesse umgestellt werden können.
- Prüfen, ob aktuelle Rechnungslegungssoftware E-Rechnungen in der zulässigen Version ausstellen kann
- Falls nein, Rücksprache mit Softwareanbieter wann ein Update erfolgt und welches Rechnungsformat verwendet werden wird; verbindliche Antwort mit Frist erbitten
- Nach Auslieferung des Software-Updates Tests durchführen und Anpassung der Prozesse im Unternehmen
- Absprache mit allen unternehmerisch tätigen Kunden
- welches Rechnungsformat verwendet wird
- an welche E-Mail-Adresse die Rechnung gesendet werden soll oder
- von welchem Portal die Rechnung heruntergeladen werden kann und
- Erfragen fehlender Stammdaten für Rechnungslegungssoftware
- Anfrage an Endverbraucher, juristische Personen, die keine Unternehmer sind und bei Werklieferungen/sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, ob Zustimmung zur elektronischen Fakturierung erfolgt und welche E-Mail-Adresse/welches Portal verwendet werden soll
- Definition des Rechnungsausgangsprozesses und Aktualisierung/Erstellung der Verfahrensdokumentation
- Schulung der Mitarbeiter
- Festlegung des Startdatums
- Information an alle Kunden über Start der elektronischen Rechnungslegung
Was ist noch zu beachten?
- Einrichtung einer GoBD-konformen Datensicherung/Archivierung
- Einrichtung einer Schnittstelle zur Übergabe der Daten und Belege an den Steuerberater nach vorheriger Prüfung und Absprache mit dem Steuerberater
- Digitalisierung des Mahnwesens (beim leistenden Unternehmer)
- Laufende Prüfung der Einhaltung der Abläufe und Dokumentation von Fehlern (Internes Kontrollsystem – IKS)
- Anlassbezogen bzw. mindestens jährlich: Prüfung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation
E-Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren
Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Sie sind 8 Jahre aufzubewahren. Der Gesetzgeber hat die bisherige Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf 8 Jahre herabgesetzt.
Dabei sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“ zu beachten. Der strukturierte Teil einer E‑Rechnung ist dabei so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und insbesondere auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Hinweis: Auch wenn Rechnungsaussteller neben der E-Rechnung als speziellen Kundenservice noch ein inhaltsgleiches, digitales Dokument übermitteln, welches für das menschliche Auge lesbar ist, muss das Ursprungsformat der E-Rechnung archiviert werden.
Durch die Beachtung der einzelnen Schritte und Anforderungen können Sie sicherstellen, dass Sie rechtzeitig und umfassend auf die neue E-Rechnungspflicht vorbereitet sind.
Tipp: Unsere Checkliste zur Umstellung auf elektronische Rechnungen steht Ihnen als Download zur Verfügung.
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