Wenn Arbeitnehmer auswärts für ihren Arbeitgeber tätig sind, erfolgt dies nicht immer nur mit dem Firmenwagen oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Aus den verschiedensten Gründen wird auch der Privat-Pkw für solche Dienstreisen genutzt. Die dafür anfallenden Kosten sind unstreitig Werbungskosten. Doch in welcher Höhe und auf welche Weise beispielsweise eine Leasingsonderzahlung zu berücksichtigen ist, war bislang für Arbeitnehmer noch nicht abschließend geklärt. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jetzt mit seinem Urteil vom 21. November 2024 (VI R 9/22) Licht ins Dunkel gebracht.

Leasingsonderzahlung für Pkw für den Außendienst

Der Steuerpflichtige ist Arbeitnehmer und leaste vor Antritt einer neuen Arbeitsstelle zum 1. Januar 2019 im Dezember 2018 einen Pkw. Ebenfalls noch im Jahr 2018 leistete er eine Leasingsonderzahlung. Den unter Einbezug der Leasingsonderzahlung ermittelten Kilometersatz wandte das Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung für das Jahr 2018 auf die anteiligen beruflichen Fahrten des Steuerpflichtigen an.

Für das Streitjahr 2019 zog der Steuerpflichtige den für 2018 ermittelten Kilometersatz erneut heran und machte auf dieser Grundlage Fahrtkosten für seine Außendiensttätigkeit als Werbungskosten geltend. Das Finanzamt erkannte diese Fahrtkosten jedoch der Höhe nach nicht an. Der für 2018 ermittelte Kilometersatz sei im Streitjahr nicht anwendbar, da sich die Verhältnisse gegenüber dem Vorjahr wesentlich geändert hätten. Mangels anderweitiger Berechnung für das Streitjahr sei der pauschale Kilometersatz von 0,30 Euro je Kilometer anzuwenden. Der Einspruch des Steuerpflichtigen blieb erfolglos. Der im Anschluss erhobenen Klage gab das Finanzgericht statt. Dagegen legte das Finanzamt Revision ein, sodass der BFH entscheiden musste.

Was ist eine Leasingsonderzahlung?

Bei einer Leasingsonderzahlung handelt es sich um ein vorausgezahltes Nutzungsentgelt, das dem Zweck dient, die Leasingraten während der Gesamtlaufzeit des Leasingvertrags zu mindern. Die Leasingsonderzahlung finanziert daher maßgeblich auch die Nutzung des Fahrzeugs für sowohl berufliche Fahrten als auch Privatfahrten in den Folgejahren.

Welche allgemeinen Regelungen gelten für Dienstreisen mit dem eigenen Pkw?

Arbeitnehmer können bei Dienstreisen mit dem eigenen Pkw drei verschiedene Methoden anwenden, um ihre Aufwendungen für Fahrtkosten steuerlich als Werbungskosten geltend zu machen:

• Tatsächliche Kosten (anteilig)
• Kilometerpauschalen nach Einkommensteuergesetz (0,30 €/km)
• Individuelle Kilometerpauschalen

Bei der Ermittlung individueller Kilometerpauschalen ist auf Grundlage der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten ein Kilometersatz zu errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen.

Welche Kosten sind für den individuellen Kilometersatz zu berücksichtigen?

Bei der Ermittlung der individuellen Kilometersätze sind die gesamten Fahrzeugkosten zu berücksichtigen. Zu diesen Gesamtkosten gehören die Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Kfz dienen und typischerweise entstehen. Dazu rechnen insbesondere die Kosten für Betriebsstoffe, Wartung und Reparaturen sowie die regelmäßig wiederkehrenden festen Kosten, etwa für die Haftpflichtversicherung, die Kfz-Steuer, die Absetzung für Abnutzung (AfA) oder die Leasing- und Leasingsonderzahlungen und die Garagenmiete.

Bundesfinanzhof ändert Rechtsprechung

Nach bisheriger BFH-Rechtsprechung gehörte eine bei Leasingbeginn zu erbringende Sonderzahlung in Höhe des auf die Auswärtstätigkeiten entfallenden Anteils grundsätzlich zu den sofort abziehbaren Werbungskosten. An dieser Rechtsprechung hält der BFH nicht länger fest. Die zutreffende Ermittlung des beruflichen Anteils an den jährlichen Gesamtkosten verlangt nicht nur, die Gesamtkosten dem Grunde nach zutreffend zu erfassen, sondern auch, diese Gesamtkosten periodengerecht den jeweiligen Nutzungszeiträumen zuzuordnen.

Der auf das Jahr der Zahlung entfallende Anteil einer Leasingsonderzahlung ist nach dem Verhältnis der auf das jeweilige Jahr entfallenden vollen Monate zum Gesamtleasingzeitraum zu bestimmen. Mindert eine Leasingsonderzahlung nach dem Leasingvertrag die Höhe der monatlichen Leasingraten über die gesamte Vertragslaufzeit, ist sie daher bei der Ermittlung der jährlichen Gesamtaufwendungen unabhängig vom Abflusszeitpunkt linear auf den Vertragszeitraum zu verteilen.

Einheitliche Regelungen für Arbeitnehmer und Unternehmer

Der BFH hatte die nunmehr auch für Arbeitnehmer geltende Vorgehensweise bereits im Jahr 2024 in Bezug auf Unternehmer festgelegt, die ihren Privat-Pkw auch für betriebliche Zwecke nutzen. Mit Urteil vom 12. März 2024 (VIII R 1/21) äußerte sich der BFH zur Zuordnung einer Leasingsonderzahlung eines privaten Pkw zu den jährlichen Gesamtaufwendungen für betriebliche Fahrten im Rahmen einer Nutzungseinlage in das Betriebsvermögen. Eine Leasingsonderzahlung für ein privates Fahrzeug, das teilweise betrieblich genutzt wird, ist danach bei den Gewinneinkünften als zeit- und nutzungsanteilige Einlage im jeweiligen Jahr der Nutzung und damit unabhängig vom tatsächlichen Zahlungsabfluss zu behandeln.

Hinweis des BFH zu anderen Kfz-Kosten

Die für Leasingsonderzahlungen geschilderten Grundsätze sind laut BFH auch auf andere Zahlungen anzuwenden, die sich wirtschaftlich auf die Dauer des Leasingvertrags erstrecken. Da zu den jährlichen Gesamtaufwendungen für das Fahrzeug neben sämtlichen fixen Kosten zudem die AfA zählt, sind beispielsweise auch Aufwendungen für einen weiteren Satz Reifen, z. B. die Winterreifen, nicht sofort im Jahr der Zahlung als Fahrzeugkosten zu berücksichtigen, sondern in Höhe der AfA in die jährlichen Gesamtaufwendungen für die sonstigen beruflichen Fahrten des jeweiligen Veranlagungszeitraums einzubeziehen.

Fazit: Der BFH hob aufgrund seiner geänderten Rechtsprechung die Entscheidung des Finanzgerichts auf. Der vom Finanzgericht unter Einbeziehung der im Vorjahr geleisteten Leasingsonderzahlung ermittelte Kilometersatz ist zu hoch. Aufgrund fehlender Sachverhaltsfeststellungen konnte der BFH jedoch nicht endgültig in der Sache selbst entscheiden und hat den Fall daher zur finalen Klärung des anzuwendenden Kilometersatzes an das Finanzgericht zurückverwiesen.